導入事例

島根県健康福祉部様

県庁と地方機関をWeb会議で結び会議効率が向上
庁内の働き方改革を推進し
増大する行政課題にも効率的に対処
〜移動時間を数千時間・総コストを1千万円削減〜

島根県健康福祉部様

  • 自治体
  • 働き方改革
  • 地方再生
  • ■導入規模:18拠点
  • ■職員数 :約650名
  • ■利用用途:拠点間会議・研修

入前のお悩み

東西に長く、離島を有する地理的条件のため
地方機関は会議のための移動に時間がかかる

仕事は増える一方だが、職員は増えず
職員1人あたりの業務負担が増大

従来の会議システムでは増設するたび
拠点ごとに初期費用が必要

導入後の変化

会議は必要に応じていつでもWebで実施
移動時間を数千時間・総コストを1千万円削減

職員の業務負担を軽減し
時間外の勤務時間を削減

リプレースにより初期費用を抑え
増設コストを180万円ダウン

導入の背景

出張時の移動時間削減が喫緊の課題に

島根県は東西に長く、離島も有する地理的条件にあるため、県庁で集合会議や研修が開催される場合、各保健所などの地方機関の職員は移動に相当な時間を要していました。
たとえば、県西部の益田市から県東部にある県庁までは140km以上、離島である隠岐諸島からは90km以上も離れており、ともに移動に片道3.5時間以上かかります。
会議が終わる時間によっては宿泊しなければならないこともあり、職員の負担軽減が喫緊の課題となっていました。
また、Web会議導入の背景として、県庁内での働き方改革への気運の高まりが挙げられます。
少子高齢化など社会の変化に応じて、健康福祉部が取り組むべき行政課題は増える一方ですが、地方公共団体の財政は厳しく職員は増えないため、職員1人あたりの業務負担が大きくなっていました。
この状況に県としても非常に危機感を持っており、2017年4月には健康福祉部を“働き方改革”のリーディングモデルに位置付けて、業務効率化に結びつくものは取り入れていこうとする動きが加速しました。
そのような中、いつでも・どこでも効率的に会議ができることを目的に、タブレットを活用したWeb会議システムを導入する運びとなりました。

選ばれた理由

他社製品からの乗り換えで80%コスト削減、音質の良さも決め手に

@ 低価格で増設しやすい価格体系であった
A 音声品質が良かった
当初、他社のWeb会議システムを試験導入していましたが、県内全域にシステムを増設しようとすると初期費用がかさむため課題となっていました。sMeetingであれば導入済みWeb会議システムと比べて初期費用が不要で、増設分の初年度年額を約5分の1に抑えることができました。
また、もう1点は音質の良さです。Web会議が現場に定着するためには、音声がはっきり聞き取れることが最も肝要と考え、音声品質にはこだわりました。Web会議システムを3社ほど比較検討しましたが、sMeetingは、聞き取りやすく音声の途切れがほぼありませんでした。ドコモグループの社内利用で実績があったことも決定を後押ししました。

主な使い方

県庁と地方機関18拠点を結び会議や研修に利用

島根県 健康福祉部 健康福祉総務課
調整監 小笠原 唯真様

sMeeting29ライセンス・iPad29台を県庁および県内の各保健所や児童相談所など計18箇所に導入し、主に県庁からの伝達型の会議や研修に利用しています。
少人数の会議の場合はタブレットのみ、数10人規模の会議は大型ディスプレイに接続して活用しています。
sMeetingの利用が普及してからは、県庁と11の地方機関を同時につないだ会議を実施したことがあります。

システムの使いごこちはいかがですか。

導入研修で各拠点の代表者が使い方を習得し各拠点の職員に向けて啓発してきたことから、会議を複数回重ねるにつれ操作にも慣れてきたようです。

導入後の効果

移動時間を数千時間削減し本来業務の時間を確保

本格導入した9月の利用状況から試算すると、1年間で、少なくとも数千時間、旅費・人件費を合わせたコストが約1,000万円の削減が見込まれています。こうした移動時間が大幅に削減されたことで、本来業務に必要な時間を確保できるようになりました。
また、特に、子育て世代の職員からは宿泊出張の回数が減ったので非常に喜ばれています。
さらに、健康福祉部全体の働き方に対する意識が変わりました。「スケジューラーで予定を見える化する」「朝礼でお互いのコミュニケーションを取る」といったような”身近なところからの効率化“
の徹底と併せて、職員1人ひとりが時間の活用の仕方を考えるようになりました。

現場の声

隠岐保健所 島前保健環境課 乃木様

今まで月に数回あった出張が、sMeeting導入後は2〜3ヶ月に1回くらいのペースとなり、宿泊出張も減りました。今まで移動に費やしていた時間を会議録の作成や課内への迅速な情報共有の時間に充てることができるので仕事の効率も向上したと感じます。
sMeetingありきではなく、sMeetingのメリットを把握して、face to faceの会議と使い分けるといった賢い活用方法が生産性向上につながると思います。
今の時代、子育てと仕事の両立は不可欠だと思いますが、その中でより便利なものを使いながら、“仕事しやすい” “子育てしやすい”環境を作っていただけるのは非常にありがたいですし、その流れがさらに広がっていくとよいと感じます。

今後の展望

県庁全域での“働き方改革”加速に向けて

タブレットの可搬性を利用して、県庁から端末を持ち出して会議を主催するようなことも考えています。テレビ会議と異なり、会議室に設備を据え付ける必要がないので活用の場は広がると思います。
また、sMeeting導入後、他部署から健康福祉部の取り組みを見学に来ています。今後は、働き方改革が県庁全域で加速し、いきいきと働くことができる職場づくりが目指せればと考えております。

※「ビジネスプラス」は株式会社NTTドコモの登録商標です。

※本事例に掲載された情報は、取材時点のものであり、変更されている可能性があります。

他の企業様の導入事例はこちら

資料のダウンロード・
お問い合わせ

資料請求や説明のご依頼はお問い合わせフォームよりお気軽にご連絡ください。

sMeetingとは

sMeetingとは、拠点間会議を効率的に実現し、ワークスタイル変革を推進する機能を豊富に備えたクラウド型Web会議サービスです。
インターネット接続環境さえあれば、PCやスマートデバイスからいつでもどこでもセキュアに利用でき、映像・音声・資料を共有しながらのコミュニケーションが可能です。

ロゴについて

シンボルはセキュリティの強さ、強いパートナーシップを表現しています。
中央のSは、いつでもどこでも「人・業務・距離」をつなぐサービスの要であり、円は調和・安定を象徴しています。